top of page
搜尋

捨不得、丟不掉?輕鬆做好辦公室收納

生活中,辦公桌與你的關係可能比你的床還要親密,但是你有一個整齊乾淨而有效率的辦公環境嗎?還是你常常將重要的文件淹沒在一堆廢紙中,在關鍵時刻,怎麼都找不到?5個步驟,讓你的辦公室立刻改頭換面。






Step 1:計算空間,創造空間


要將所有文件物品做適當的規劃前,先要了解自己能使用的私人辦公空間有多大以及有什麼設備。連國梁指出,一般來說,個人辦公桌或辦公空間會依職位階層的高低來分,以一般的上班族而言,基本配備是一張平均130(寬)×70(深)公分的桌子,桌子中央會有一個薄抽屜(日本稱為中央引出),另外再配一個活動袖櫃(也就是所謂的桌邊櫃),財務或行政部門會搭配直立式公文櫃儲存大量資料文件。另外搭配各式會談桌,還可創造討論空間。

以功能而言,大致又可分為電腦作業區、文書處理區及收納儲藏區。電腦區包括有PC的螢幕、滑鼠、鍵盤以及主機,另外還搭配有喇叭。目前有些辦公桌會將中央薄抽屜改成鍵盤架,如果把主機放在地上,就可以再爭取一些桌面空間。如果是筆記型電腦當然比較省空間。

文書處理區域的大小通常是扣除掉電腦區及書籍、文件物品後所剩不幾的空間,如果你的桌面被一堆堆凌亂的文件、紙張或私人物品淹沒,那你可能無法看見桌面甚至沒有地方可以書寫。對於空間的運用,宜家家居(IKEA)市場行銷企劃蕭春玉點明東方與西方的不同,「西方人計算空間會看長、寬、高,東方人比較習慣只看平面長、寬,其實地狹人稠的台灣更需要向上爭取空間。」例如利用較高的屏風隔板搭配吊櫃、掛牆層板等往上延伸等方式,創造收納空間。

生活工場企劃部王芳群創造辦公空間也有一套,他利用小型雙層儲物櫃,將抽屜取出分別運用,原本櫃子的雙層結構及兩個抽屜就變成4個儲藏空間,多了一倍置物空間。


Step 2:分類歸納


在公司分配有限的空間下,運用一些巧思增加自己的工作空間後,還得要把文件物品歸納得宜,才能算是成功又能真正得心應手。電腦進入辦公室後,大家原本預估紙張的使用會減少,但事實卻相反。連國梁曾看過一篇國外報導指出,「如果說過去的紙張使用量是1,目前用量卻是1.3,」可見電腦化時代並未能真正減少紙張的使用。

「分類歸納文件建檔的工作太重要了,」行銷業務繁多的劉映汝深切體認。她表示,目前的文件紙張幾乎就是A4大小了,把要用而未分類的文件通通整齊地堆疊在一起,放在固定的位置,千萬不要散成紙海,這樣你要找某一份文件你就知道一定在這一堆了,等看過後再依自己的分類方式歸納好。

初步救急的方式只適用於少量文件,大量的文件還是得靠符合自己工作需求的分類方式來歸納。以劉映汝的工作來看,她負責公司所有產品的行銷事務,所以她會給每個產品一個大的資料夾,每個資料夾中又分成公關、活動、記者會、展覽等,分別用L型透明夾收好,做好標籤,再彙整收到產品資料夾中,這樣就能一目了然。

劉映汝提醒大家,每份文件可能有不同版本,建議每次更新都能註明日期,這樣就能快速找到最新版本的文件,如果要追溯之前的內容或是否修訂有誤,也可輕易找到。除了用產品別分,連國梁也廣納同事意見,建議可以依經常接觸的部門業務來分,例如業務部、行銷部、財務部等;或是依文件功能,如合約類、工作報告類、廠商資料類等。重點就是要了解自己的工作對象與需求來分類,分類後,最好能利用有索引內頁的文件分類套來收納,更便利找尋。

除了紙張文件外,期刊的收藏也佔據了很大的空間。經常閱讀期刊的劉映汝曾經把所有的期刊堆疊成一座小山,不僅不利調閱、佔空間,有時同事借走後一去不回,也不容易察覺。

現在劉映汝也將期刊有秩序的歸檔首先先分成週刊、月刊,週刊下又分成:《商業周刊》、《數位周刊》等,月刊又分成《CHEERS雜誌》、《天下雜誌》等,每一種刊物按期別順序排好,種類之間再以小隔板或桌上型小書架隔開,這樣調閱資料非常便利,同事要借閱也方便,也較不容易遺失。

至於分類到底要分到多細呢?千萬不要分上癮囉,複雜的分類系統反而可能造成尋找不利。茱莉‧摩根斯坦在《收納其實很容易》就提醒大家,100個檔案中,每個只裝2份的文件,不如分類成20個檔案,每個有10份文件來得方便。過於複雜的分類,在一段時間後你自己可能忘記分類的邏輯,以致於找不到文件而備感挫折,導致你又不想好好歸納文件,這樣就錯失了分類歸納的益處了。


Step 3:收納就定位


整理出適合自己的分類系統後,記得要做好標籤,然後進行收納就定位。標籤的製作除了一般的標籤紙外,還可以選擇彩色標籤紙,這樣更能有助大項分類及尋找。除了標籤的製作,還可以利用有趣的方式來標明。蕭春玉提出國外的例子,以裁縫師來說,會用到許多的針線工具、剪刀與色筆等,他們就會把每一種物件貼在抽屜外代替標籤,這樣不僅一目了然,更能突顯收納的樂趣與工作的特色。或是你也可以用拍立得將物品拍攝下來,貼在置物箱的外面,也有異曲同工之妙。

收納的工具有很多種,可視需求來添購。如果是往返公文,可以利用雙層的文件匣來區分in跟out,也就是待處理或已處理。通常這類文件夾的設計都可以堆疊或拆除,消費者可自由運用。

而成類的文件,則可以運用活頁資料夾、L型透明夾、雜誌盒等來收納,或是利用吊掛式文件夾放置在袖櫃的最下層,如果有直立式公文櫃或理想櫃,也很適合擺放已整理過的吊掛式文件或是雜誌盒等。收納的工具備妥後,還得為它們找個棲身之處。放置的位置通常依自己的使用習慣及頻率來規劃。桌面上的文件資料最好是經常調閱查詢,或馬上要用到的,方便隨手可得。

中央薄抽屜通常放置文具用品,筆類、迴紋針等。袖櫃的上層也是放置較扁薄的物品,而最下層通常會放置吊掛式文件,若以女性來說,也挺適合放置包包、私人物品等,當然這也是收藏零嘴的好空間。劉映汝還建議,最好連電話、鍵盤、筆、紙張的擺放位置都依自己的使用習慣來就定位,方便接電話時找紙筆記錄,免得手忙腳亂浪費時間,又顯的不夠專業。


Step 4:創造個人風格


一般簡易的桌上型收納物品都可以透過公司採購,如果你是個流行嗅覺敏銳的上班族,在經濟許可下,不妨購買自己喜愛的收納工具,營造你的工作空間樂趣。

生活工場採購部副理吳雪琴建議,上班族在選擇辦公桌的收納用具時,可以色系為分類,紅色具有集中視覺的效果,而銀灰等中性色則是較個性的顏色,藍色則象徵視覺的自由。在商品材質的選擇上,由於馬口鐵具有較耐久的特性,適合精打細算年輕的消費者;而木器材質的收納用品則深受中性沈穩上班族的喜愛。

從事設計的王芳群還是要提醒大家,收納工具及色彩雖然能豐富辦公空間、營造樂趣,但最好也不要太過繁複,畢竟收納主重功能,太花俏可能也會影響整齊,甚至增加尋找文件的時間。


Step 5:持之以恆,永保整齊


做好了分類,添購了收納物品,也把資料就定位後,還要能持之以恆才算成功。如果能保持隨時將文件分類好、就定位當然是最好,但這可能會花掉你太多的時間,所以不妨依自己的便利,選擇每天或每星期整理一次,並可視每個階段的調整分類及收納方式,永遠保持在最佳狀態。

中國人最容易捨不得、丟不掉,常常會累積一些無用的東西。茱莉‧摩根斯坦在《收納其實很容易》提供大家一個80/20比例法則,如果一下子你找不出那重要的 20%文件物品,你可以利用小紅點標籤來幫助你,在一個月內,只要你查詢過的文件,或使用過的物品,甚至是你喜歡的小玩意兒,都給它個小紅標籤,而你找不到的東西也一併記錄下來,一個月後,你就知道哪些是你真正需要的東西,趕快清出位置來擺放它們,那些沒有貼上紅點小標籤的,則可以打入冷宮,打包儲存,甚至丟棄。

有了整齊清潔的辦公環境,不僅做起事來有效率,在分秒必爭的工作環境中,有助於提升專業形象,甚至還因此而受到同事欣羨的眼光成為典範,對辦公室人際關係也有意想不到的益處。

最新文章

查看全部

輕磚的施工方法

office裝修輕磚的施工方法 1、施工前準備好施工所需的工具,可以提高整體工作效率和流程。 2、在正常施工前,首先要對所需施工場地的表面進行基礎處理,這樣才能保證我們的工程能夠順利進行。清潔時主要是去除表層的沙子、灰塵等雜質,避免這些雜質影響整體平整度和效果。 ...

輕磚的主要功能

office裝修輕磚的主要功能 1、重量輕:絕對乾容重500-600公斤/立方米,是普通混凝土的1/4,粘土磚的1/3,空心磚的1/2。它類似於木頭,可以漂浮在水中。它可以減輕建築物的重量,大大降低建築物的綜合成本。 2、耐火性:耐火度為700度,為A級不燃耐火材料。...

天花輕鋼龍骨石膏板吊頂施工方法和工藝

辦公室裝修 天花輕鋼龍骨石膏板吊頂施工方法和工藝 天面工程 1 工藝流程 施工前準備 → 場地放線→牆面隔音基層牆體施工 → 吊桿安裝 → 燈槽及造型施工 → 輕鋼龍骨安裝 → 第一層石膏板封板 → 第二次石膏板封板 → 飾面施工 2 材料準備 ...

1 Comment


Studioffice
Studioffice
Sep 20, 2023

Studioffice是一家室內設計公司,專門提供辦公室設計及裝修寫字樓設計及裝修店舖設計及裝修餐廳設計及裝修茶餐廳設計及裝修Cafe設計及裝修快餐店設計及裝修服裝店設計及裝修小食店設計及裝修NGO設計及裝修學校設計及裝修藥房設計及裝修診所設計及裝修美容院設計及裝修清拆還原工程對你的辦公室空間灌入新時代的想法,以及攜帶專業的團隊,以為你提供高質量的辦公室裝修服務。Studioffice不只擁有設計團隊,還有自家工程施工團隊,除了能確保裝修工程的質量,還能減低顧客的裝修成本。

Like
bottom of page